Nationale Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung (KSeF) und deren Archivierung in Polen

Das nationale E-Rechnungssystem Polens (KSeF) ist seit 2019 für das öffentliche Beschaffungswesen (B2G) verpflichtend und wird ab Februar 2026 schrittweise auf alle Geschäftstransaktionen (B2B) ausgeweitet. Jeder polnische Steuerzahler muss rechtsgültige E-Rechnungen über KSeF ausstellen, einreichen und abrufen und dabei bestimmte Formate, Fristen und Archivierungsregeln einhalten.

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E-Rechnungspflicht

Die elektronische Rechnungsstellung über die KSeF-Plattform ist für alle polnischen Steuerzahler verpflichtend. B2G-Rechnungen sind seit 2019 obligatorisch. Ab dem 1. Februar 2026 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 200 Millionen PLN KSeF auch für B2B-Rechnungen nutzen; ab dem 1. April 2026 gilt dies für alle anderen Unternehmen; und ab dem 1. Januar 2027 müssen auch die kleinsten Steuerzahler mit geringem Umsatz (Rechnungen bis zu 450 PLN, monatlicher Umsatz ≤ 10.000 PLN) die Vorgaben erfüllen.

Standards & Plattform

KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist Polens zentrale Plattform für die elektronische Rechnungsprüfung. Alle Inlandsrechnungen müssen im nationalen FA_VAT-Format (gemäß EN 16931) zur Rechnungsprüfung eingereicht werden. Nach Genehmigung kann die Rechnung an Empfänger außerhalb von KSeF zugestellt werden, sofern die Bestätigung der Rechnungsprüfung beigefügt bleibt.

Archivierungsanforderungen

Rechtsrechnungen – also solche, die bei KSeF eingereicht und von KSeF freigegeben wurden – müssen mindestens fünf Jahre nach Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt werden. KSeF führt zwar ein Basisarchiv für zehn Jahre, Unternehmen wird jedoch dringend empfohlen, eine eigene sichere Archivierungslösung zu implementieren, um Datenintegrität und -verfügbarkeit zu gewährleisten.

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