Deutsche Vorschriften zur Einhaltung der Vorschriften und zur Archivierung von E-Rechnungen

Deutschland führt die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr ab dem 1. Januar 2025 schrittweise ein; die vollständige Umsetzung muss bis zum 1. Januar 2028 erfolgen. Alle deutschen Unternehmen mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer müssen Rechnungen in einem strukturierten, EN16931-konformen Format empfangen und ausstellen und diese mindestens 10 Jahre lang unverändert aufbewahren können.

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Zeitplan für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland strukturierte elektronische Rechnungen akzeptieren. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mindestens 800,000 € zusätzlich EN16931-konforme E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 sind alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, verpflichtet, Rechnungen elektronisch in einem der zugelassenen Formate auszustellen.

Erforderliche Formate & Einreichung

Rechnungen müssen dem europäischen Datenmodell EN16931 entsprechen. Gängige Formate sind ZUGFeRD und XRechnung; jede Struktur, die EN16931 vollständig implementiert, ist zulässig. Da es keine einheitliche staatliche Plattform für B2B-Transaktionen gibt, einigen sich Unternehmen und ihre Handelspartner auf den gewählten Austauschkanal. Für B2G-Transaktionen werden Bundesrechnungen im XRechnung-Format an die ZRE-Plattform übermittelt.

Archivierungspflichten

Elektronische Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre lang ab Ende des Ausstellungsjahres unverändert in ihrer ursprünglichen elektronischen Form aufbewahrt werden. Umsatzsteuerbezogene Dokumente dürfen nicht gelöscht werden, sofern sie für Steuerprüfungen noch benötigt werden. Die „rechtliche Rechnung“ besteht aus der exakten Datei, die empfangen oder versendet wurde (einschließlich aller zugehörigen E-Mails). Käufer und Lieferanten tragen gemeinsam die Verantwortung für die ordnungsgemäße Archivierung.

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