Überblick über die Einhaltung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in Belgien

Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Belgien (mit Ausnahme von Kleinstunternehmen) im B2B-Bereich strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen; die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich ist bereits seit Jahren verpflichtend. Um die Vorgaben zu erfüllen, müssen Unternehmen das Rechnungsdatenmodell EN 16931 anwenden und Dokumente über das Peppol-Netzwerk austauschen. Gleichzeitig müssen sie Archivierungsvorschriften einhalten, um die langfristige Integrität und Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten.

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Obligatorische Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung

Die neue belgische B2B-Verordnung gilt für alle Unternehmen mit belgischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (ausgenommen Kleinstunternehmen). Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle zwischen Unternehmen ausgetauschten Rechnungen elektronisch, strukturiert und der Norm EN 16931 entsprechend sein. Die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich ist bereits verpflichtend, daher erweitern viele Organisationen ihre Kapazitäten, um Transaktionen im öffentlichen und privaten Sektor abzudecken.

Standards & Übertragungsplattformen

Es gibt kein zentrales Regierungsportal für den Rechnungsaustausch. Stattdessen schreiben die belgischen Vorschriften die Nutzung des europaweiten Peppol-Netzwerks als Interoperabilitätskanal vor. Rechnungen müssen dem semantischen Datenmodell EN 16931 entsprechen und als Peppol BIS 3.0-Nachrichten formatiert sein. Dies gewährleistet einen reibungslosen grenzüberschreitenden Austausch und die automatische Validierung anhand belgischer Geschäftsregeln.

Archivierungspflichten

Nach belgischem Mehrwertsteuerrecht müssen alle ausgestellten und empfangenen Rechnungen zehn Jahre lang vollständig und lesbar aufbewahrt werden, beginnend mit dem 1. Januar nach dem Rechnungsdatum. Für Rechnungen im Zusammenhang mit Immobilien gilt eine verlängerte Aufbewahrungsfrist von 15 oder 25 Jahren. Die Archive müssen die Authentizität, Integrität und den einfachen Zugriff auf die Daten gewährleisten und die Aufbewahrungsorte müssen den belgischen Rechtsvorschriften entsprechen.